Fórmulas y funciones en Excel y Calc

¿Cómo utilizar fórmulas en Excel y Calc?

A lo largo de los cursos que hemos impartido sobre Microsoft Excel, la gran mayoría expresa su desagrado hacia esta herramienta en cuanto al manejo de fórmulas y funciones argumentando que son difíciles y que las matemáticas "no se les dan". Sin embargo, aprender a utilizarlas hará que tanto Excel como Calc de Libre Office dejen de ser solo programas para registrar tablas y los convierta en lo que en realidad son. Ya que podemos generar información visualmente más entendible, como gráficos, tablas y gráficos dinámicos; también podemos convertirlos en sencillos y rudimentarios motores de bases de datos (sin utilizar otros medios de acceso a datos).


Aquí explicaremos de forma ligera cómo lograr estas cosas y apostamos a que te gustará.

Primero que nada explicaremos Cómo funcionan Excel y Calc
¿Quién está familiarizado con los siguientes juegos?
Ajedrez, Damas, Batalla Naval (Acorazado o Battle ship)
-H5
-I3
-H3
-¡Hundiste mi barco!

Igual trabajan Excel y Calc: Nombrando cada casilla (celda) con el nombre de una columna y el número de un renglón (A1, B35, Z8, AA123, etc).

Además hay una celda que siempre está activa y que es donde se escriben datos al momento. Es fácilmente reconocible por su borde más grueso, y a partir de ella se pueden hacer varias cosas, como llenar un conjunto contiguo de celdas y hacer selección de las mismas. Esto es algo que usaremos con mucha frecuencia.

¿Qué es un rango?

Es un conjunto de celdas que elegimos para hacer alguna tarea: darles formato, aplicar una fórmula o función (buscar datos, calcular sumas, sacar promedios, entre otras cosas). No necesariamente tienen que estar en forma vertical u horizontal, también pueden ser celdas ubicadas en diferentes partes.

Normalmente, cuando hacemos referencia a un rango formado por celdas contiguas en forma rectangular, lo hacemos indicando el nombre de la celda superior izquierda y el nombre de la celda inferior derecha (A1:C7, F10:F15, C3:G3, H32:M56). Cuando se da el caso de un rango formado por celdas que no son contiguas, se hace referencia a cada una de las celdas separando la lista por comas. Por otra parte, si el rango está formado por combinación de secciones rectangulares ubicadas en diferentes partes, se puede hacer referencia a todo el rango separando los rectángulos por comas. Por ejemplo:

A1:B3,D5:E10,D7:D17

Ocurre, que cuando escribimos una fórmula o función (que veremos más adelante), al mover la celda con la fórmula o copiarla, las celdas a las que hace referencia se mueven; para evitar que esto suceda, cambiamos la forma de hacer referencia a la celda para "fijarla", como indica la siguiente tablas

Celda/Rango	Columna fijada	Fila fijada	Columna y fila fijadas
A3	$A3	A$3	$A$3
A5:B7	$A5:$B7	A$5:B$7	$A$5:$B$7

Nombrando rangos y celdas

Recién dijimos que las celdas llevan por nombre la columna y la fila (o renglón) donde estas se ubican . Sin embargo, en ocasiones es más práctico asignarles un nombre más familiar, para eso en la sección a la izquierda de la barra de fórmulas podemos escribir su nombre y esa celda será en adelante nombrada con el que especifiquemos (o con su ubicación columna-renglón). Esto mismo se puede aplicar a un rango, de esta forma, en una fórmula o función utilizamos el nombre que le asignamos y esto sirve como si fijáramos el rango pero de una forma más cómoda y entendible.

¿Qué se puede hacer con fórmulas simples? (ejemplos diarios)

Cualquier cosa que escribamos dentro de una celda (no necesitamos dar clic para ver el cursor dentro de la celda) Se pueden hacer presupuestos de compras, listas de útiles para saber dónde comprar más barato, calendarios de pagos para cada quincena o mes. Una vez que escribimos algo dentro de una celda, cambiándonos de celda o presionando la tecla <ENTER> se acepta el valor escrito.

¿Fórmulas para jugar?

Toda fórmula que escribimos en la hoja de cálculo comienza con un signo igual y luego nuestra fórmula. Por ejemplo:

Escribir en...	Fórmula	Descripción
A5	=A3+A4	Suma los valores de A3 y A4 y escribe el resultado en A5
B5	=B3-B4	Resta al valor de B3 el valor de B4 y escribe el resultado en B5
C5	=C3*C4	Multiplica los valores de C3 y C4 y escribe el resultado en C5
D5	=D3/D4	Divide el valor de D3 entre el valor de D4 y escribe el resultado en D5
E5	=E3*E4/2	Multiplica los valores de E3 y E4, el resultado lo divide entre 2 y escribe el resultado en E5 (Fórmula de área de un triángulo)
F5	=(A5+B5+C5+D5+E5)/5	Suma los resultados de A5, B5, C5, D5 y E5, los divide entre la cantidad de valores que son y escribe el resultado en F5 (Promedio)

Ahora que ingresamos las fórmulas, podemos colocar valores numéricos en las celdas A3, A4, B3, B4, C3, C4, D3, E3 y E4, y en la celda D4 un valor numérico que sea distinto de cero. Luego, para que veamos qué hace nuestra hoja de cálculo frente a datos que no puede manejar, cambiamos el valor en D4 por un cero.

¿Combinación de resultados?

Como vimos en algunos de los ejemplos anteriores, podemos realizar combinación de resultados de operaciones en nuestras fórmulas (calculamos sumas y el resultado lo dividimos, o calculamos multiplicaciones y dividimos). Esto es muy útil cuando se quieren sacar algunas cosas un poquito más laboriosas, sin embargo, no es la única forma, y si nos resulta complicado imaginar la fórmula completa, podemos hacerlo por partes. Por ejemplo:

Escribir en...	Fórmula	Descripción
A10	=A5+B5+C5+D5+E3	Realiza suma de los resultados
A11	=A10/5	Calcula el promedio al dividir entre la cantidad de resultados

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