Elaborar Diagrama de Gantt

Como ya habíamos dicho en entradas anteriores, un diagrama de Gantt sirve para mejorar el control sobre las actividades que se realizan para una tarea compleja, como puede ser un proyecto del trabajo o escuela, pero también sirve para actividades de casa, por ejemplo: Planear unas vacaciones, programar las actividades para la remodelación de un área de la casa.

Elaborar un diagrama de Gantt con programas informáticos que ya tenemos es bastante sencillo y nos ayudará a planificar tiempos y habituándonos a hacer las cosas de manera más eficiente. Así pues ¿Cómo creamos nuestro diagrama de Gantt?

Utilizaremos un programa de hoja electrónica: Libre Calc, Microsoft Excel, o alguno similar. En este caso mostraremos cómo utilizar los dos mencionados para no hacer gastos adicionales ni descargar piratería.

(Ya existen programas para elaborar diagramas de Gantt, tanto libres como de paga, aquí nos enfocaremos en usar lo que ya tenemos).

Lo primero es saber en cuántas actividades se divide nuestra tarea. Después ¿podemos dividir más alguna otra actividad?, y así sucesivamente. Posteriormente, identificamos aquellas actividades que se puedan hacer en paralelo y quién estará encargado de realizar dicha tarea. Finalmente, en nuestra hoja electrónica colocamos la lista de actividades en la primera columna, en la segunda anotamos el nombre de quien estará a cargo de realizar la actividad, en la tercera columna colocaremos una fórmula que nos ayude a identificar el porcentaje de avance de la tarea (Esto sirve, además de controlar, para motivar: "Ya llevo X avance" o "ya casi termino, un poco más"). En las columnas siguientes colocaremos valores iniciales, y utilizaremos tantas celdas como requiera la tarea en función a la unidad de tiempo que deseemos utilizar: días, semanas, quincenas, meses.

Conforme avancemos, cambiaremos el valor de cada celda. Podemos usar valores pequeños si vamos en tiempo y valores más grandes si llevamos retraso en la actividad, así, entre más pequeño sea el valor de avance, querrá decir que llevamos bien la actividad y no ha habido contratiempos.

Para hacer el diagrama más fácil de seguir visualmente, podemos utilizar formatos condicionales.

El siguiente video muestra cómo crear un diagrama de Gannt con Libre Office - Calc

El video de abajo muestra cómo crear un diagrama de Gantt con Microsoft Office - Excel

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