Como bien se sabe, Las herramientas poco sirven si no se saben usar, son útiles cuando se tiene experiencia utilizándolas pero ¿qué tal combinándolas? Esto es una gran ventaja para muchas cosas.
El hecho de tener un conjunto de herramientas que se saben utilizar y el plantear una forma de hacerlas trabajar en conjunto eficazmente es lo que se llama ESTRATEGIA.
Un diagrama de Gantt da cuentas de los tiempos de trabajo por parte de los integrantes de un equipo para concluir un proyecto conformado por varias etapas. Un inventario pone sobre la mesa un plano de los recursos, tanto lo que se tienen como los que hacen falta, en qué cantidades y qué tiempo de vigencia tienen. Un CRM proporciona información de contactos y ayuda a dar seguimiento a los canales de comunicación, especialmente cuando estos se relacionan entre sí por medio de oportunidades o proyectos.
Así que como se puede ver, la combinación de estos tres es explosiva para el desarrollo de un equipo.
Ejemplo: Se inicia un proyecto, en el CRM se registran los contactos con los que se relacionan y la descripción inicial del proyecto. Luego, en un análisis de esta información se determina el equipo-herramientas y el equipo-personas necesarios para realizarlo, mediante el inventario se ve con qué se cuenta para realizarlo y qué hace falta, mediante el Gantt se establecen las etapas en primera intención para la realización del proyecto y cómo se distribuyen los recursos necesarios (aunque no se tengan), entonces, empatando Gantt e inventario se puede ver si los recursos estarán disponibles para el momento que se requieran, y en caso contrario se puede pensar en un plan para obtenerlos. Entonces, a lo largo del proceso del proyecto, se realizan reuniones de trabajo, tanto internas como externas, y toda esa información se va registrando en el CRM para después hacer análisis de progreso, el diagrama de Gantt se actualiza en fechas, avances y organización de tareas, mientras que el inventario se actualiza para reflejar el nuevo status de recursos disponibles.
Microsoft Project ya cuenta con elementos para manejo de Gantt, distribución de recursos y su consumo. Igualmente JVC Gantt.
Cualquier hoja electrónica es buena opción para mantener al tanto los inventarios.
Por parte de los CRM, existen muy variadas opciones, tanto gratuitas como comerciales, unas más configurables, otras más rígidas, algunas que consumen más recursos y otras no, algunas en versión web y otras para escritorio. (“CRMs ¿qué son y para qué sirven?” y “Usar o no un CRM“)
Aunque esto puede sonar a más trabajo de lo normal, este trabajo “adicional” ayuda a ser más preciso en el desarrollo del proyecto, tener mejor control de actividades y resultados, y aporta una base de conocimientos sobre cómo trabajar proyectos futuros que compartan algunas características. Lo que redunda en un esfuerzo mejor focalizado, un consumo proporcional de recursos y una progresión de tiempos más efectiva: menos tiempo, dinero y esfuerzo.
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