Hojas Electrónicas en la vida diaria

• ¿Qué tal un control de asistencia para profesores?
• ¿Qué tal un control de préstamos de bibliotecas?
• ¿Qué tal un control de calificaciones para nuestros hijos?

Son ejemplos del uso de hojas electrónicas en la vida diaria, claro que su ventaja no radica en solo tener un registro tabular de información, sino que proporcionen información adicional, cálculo automático de algunos resultados, gráficos y tablas de comparación.

1. Para el primer caso: una hoja que concentra los nombres de los alumnos de un grupo con materia, ciclo, asistencia, cálculo de calificación para las asistencias, cálculo de calificación de tareas, de disciplina, participación, examen y al final el cálculo de evaluación final, aprovechamiento ¿alguna idea adicional?
2. Para el segundo caso: una hoja que concentre el acervo de la biblioteca, una con las personas que pueden pedir prestado y otra donde se registren los préstamos, de ahí se pueden hacer gráficas, cálculos y algunas cosillas ¿ideas extras?
3. Para el último caso puede ser una especie de boleta electrónica que nos de el promedio general por periodo y el promedio por materia, comparar y gráficas. ¿algo más?

Para realizar todo esto, Excel requiere del uso de fórmulas y funciones. Para el caso de las fórmulas, de la misma manera que ingresamos un texto en una celda, ingresamos un signo de igual (=) que indica a Excel que usaremos una fórmula o función. Para hacer referencia a una celda en particular, escribiremos el nombre de la columna (son las letras que aparecen en la parte superior, iniciando con el alfabeto) y en seguida el número del renglón, por ejemplo “B3” o “H45“. De esta forma podemos hacer operaciones entre ellas. Así pues, para las cuatro operaciones básicas, suponiendo que queremos el resultado en la celda “C3”, escribiremos en esta celda:

SUMA	=A3+B3
RESTA	=A3-B3
MULTIPLICACIÓN	=A3*B3
DIVISIÓN (Siempre que B3 contenga un número y que sea distinto de CERO)	=A3/B3

Si se quiere hacer referencia a un conjunto de celdas, entonces usamos la notación CELDA1:CELDA2, donde CELDA1 es el nombre para la celda del extremo superior izquierdo y CELDA2 es la celda del extremo inferior derecho, a esto se le llama RANGO. Y se usa en fórmulas, como por ejemplo =SUMA(A3:C9) Realiza la suma de las celdas A3, A4, A5, A6, A7, A8, A9, B3, B4, B5, B6, B7, B8, B9, C3, C4, C5, C6, C7, C8, C9.

SUMA es el nombre de una función en Excel. Además de esta, hay otras que hacen diferentes tareas, como por ejemplo: PROMEDIO, CONTAR, DESVESTA, BUSCAR, etc.

La función ESERROR() Evalúa el contenido de una celda y en caso de que ésta contenga un error, devuelve como resultado VERDADERO, mientras que para el caso que sea correcto, devuelve FALSO.Esta función puede ponerse a trabajar junto con la función SI que realiza dos acciones, de acuerdo a una condición que puede ser verdadera o falsa. Por ejemplo

	A	B	C	D
1	3	0	=A1/B1	#N/A
2	3	0	=ESERROR(A2/B2)	VERDADERO
3	3	6	=ESERROR(A2/B2)	FALSO
4	3	0	=SI(ESERROR(A3/B3),"NO SE PUEDE REALIZAR",A3/B3)	NO SE PUEDE REALIZAR
5	3	6	=SI(ESERROR(A3/B3),"NO SE PUEDE REALIZAR",A3/B3)	0.5

Suponiendo que tenemos la siguiente hoja de Excel, donde en las columnas A y B tenemos los datos mostrados, en la columna C escribimos la función que muestra la tabla, entonces el resultado que se mostrará en esa columna deberá coincidir con los resultados que puse en la columna D. Como puedes apreciar, es muy conveniente tener este tipo de funciones, ya que nos ayudarán a ver mejor los resultados y a evitar que Excel no pueda realizar cálculos, incluso nos ayuda a ver de forma más amigable dónde puede haber ocurrido un error o un resultado inesperado.

¿Dudas, preguntas y sugerencias? En comentarios (abajo de la publicación) o al correo 

admin@msg-fs.com. No te pierdas nuestros “Twits” en https://twitter.com/MSG_FS y nuestra página en face: https://www.facebook.com/SernaSistemas