La nube: Herramienta cuasi-omnipresente

Hay muchas formas de sacar provecho de los servicios que la nube ofrece a través de internet. En la mayoría de los servicios de soporte y actualización que ofrecemos, los usuarios no tienen respaldada su información y nos preguntan con mucha angustia para ellos si podemos respaldarla o evitar que se pierda. Les respondemos que siempre que realizamos un trabajo de este tipo respaldamos su información y la regresamos a sus computadoras al terminar, para que no pierdan nada. Han sido muchas la veces y la cantidad de información es muy grande en total, por lo que no podríamos mantener (aún) esos datos guardados por mucho tiempo, tampoco podemos darnos el lujo de gastar en consumibles y medios, ya que esos, por el momento, les elevaría el costo a nuestros clientes. Entonces ¿cómo hacemos?

Aprovechando el poder de la internet.

Muchas empresas con gran infraestructura ofrecen servicios de gran calidad y capacidad. Seamos sinceros, nosotros aún no contamos con servicios de esas capacidades, pero sabemos utiliazarlos y es lo que a continuación compartiremos para que ´más personas puedan sacar provecho.

Almacenamiento en la nube: Un servicio bastante común gracias a los servicios de DropBox, Microsoft con OneDrive, UbuntuOne de Ubuntu, Google Drive. Comentábamos anteriormente que teniendo bien organizado todo y con cuentas adecuadas y permisos bien definidos es posible tener un almacenamiento más que suficiente para muchas actividades, aunque, claro, con el paso del tiempo terminaría siendo insuficiente, por lo que necesitamos encontrar estrategias para ampliar estas capacidades antes de pensar en invertir un recurso económico que hoy en día es bastnate elusivo.

Correo electrónico: Este servicio también es de los primeros a disposición de las personas, en sus primeras versiones era solo en puro texto. Actualmente permite incluir archivos de divesros tamaños y tipos, imágenes, videos y formato enriquecido, lo que los hace más amigables. Un buzón de correo es un espacio prácticamente ilimitado para almacenar registros de comunicación con diferentes personas, por lo que es posible organizarlos para esta tarea a nivel empresarial. Microsoft, Google, Yahoo ofrecen estos servicios, entre otros proveedores. Además cuentan con buscadores de correos, opciones para agrupar por conversaciones, contactos y otras opciones de configuración.

Agendas y organización de equipos de trabajo: Igualmente, Microsoft y Google ofrecen este tipo de servicio en sus plataformas de correos, con lo que es más sencillo agendar reuniones y mantener un cierto control de lo que sucede en nuestro día a día. El inconveniente podría ser, que luego estos servicios envian notificaciones de correo para todos los eventos asociados a nuestros contactos, y en ocasiones para trabajos empresariales pueden resultar molestos, ya que llenan los buzones. Otro inconveniente puede ser que debido a la independencia de cada cuenta los correos se multiplican y otros no se comunican como debería ser. Aún así, son herramientas muy requeridas.

Hospedaje web. Esta opción se puede aprovechar no solo para almacenar una página web, sino que se puede usar para infinidad de aplicaciones basadas en internet: CRMs, ERPs, Blogs, Wikis. Se puede diseñar una página que incluyendo paneles para diferentes cosas sea usada solo por los que pertenecen a la empresa, algo así como una extranet.

¿Qué es un ERP?

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (‘ERP’, por sus siglas en inglés, enterprise resource planning) son los sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios. (Wikipedia)

¿Qué es un blog?

Un blog (del inglés web log) o bitácora web es un sitio web que incluye, a modo de diario personal de su autor o autores, contenidos de su interés, actualizados con frecuencia y a menudo comentados por los lectores. (Wikipedia)

¿Qué es una wiki?

Wiki (del hawaiano wiki, ‘rápido’) es el nombre que recibe un sitio web, cuyas páginas pueden ser editadas directamente desde el navegador, donde los usuarios crean, modifican o eliminan contenidos que, generalmente, comparten. No tiene por qué ser necesariamente un sitio en la web, puesto que hay wikis instalables para uso en el escritorio de computador personal (Wikipedia)

Creación de aplicaciones: Algo más soficticado y que no todos pueden tener acceso por diversas razones es la creación o desarrollo de aplicaciones personalizadas. Aún así este es un servicio que se permiten dar diferentes empresas: Para esto, los proveedores de servicios web, cuando permiten hospedaje, permiten también cargar archivos que definen el comportamiento de páginas y aplicaciones web, además de la creación de bases de datos. EL desarrollo de sistemas web es muy útil cuando no se encuentra una aplicación a la medida, tanto para las tareas como en el funcionamiento y en ciertas particularidades. Un desarrollo web lleva cierto tiempo, pero al final es muy satisfactorio contar con un sistema adecuado al negocio y no que el negocio se adecúe al sistema, es algo así como ir con un sastre a confeccionarse un traje en vez de comprar uno que ofrecen en forma general.

Una forma de uso

Determinar quienes usarán cuentas de correo y bajo qué nomenclatura será, así como también las reglas de su uso y la lista de contraseñas, definir una firma que distinga a los correos y unos lineamientos de redacción. Especificar también que todo correo entre los integrantes de la organización y de estos hacia afuera deberán incluir una copia oculta hacia algún buzón general.

El personal responsable de implementar los correos deberá también capacitar en el uso de agendas que vengan integrados a los servicios de correo de forma que el resto del personal haga uso de estos para programar reuniones y tener control de actividades, además de que deben configurarse para que las notificaciones lleguen también al buzón general, además de los participantes.

Algunas cuentas ya incluyen espacio de almacenamiento, entonces se deben configurar accesos a los mismos de forma que el personal de una misma área comparta el espacio, definiendo así espacios públicos y semi-publicos de almacenamiento, además, debido a lo limitado del espacio, especificar qué se debe guardar y qué no, y de manera frecuente realizar respaldos y depuraciones de la información.

Abrir una cuenta en algún servidor de blogs y configurarlo de manera que solo puedan ingresar los integrantes de la organización y especificar quienes serán lectores, quienes colaboradores y quienes propietarios.

Con esto y un buen control se puede contar con un sistema funcional de comunicación y control de la información, aunque no sea muy cómodo, pero es mejor que nada.

¿Dudas, preguntas y sugerencias? En comentarios (abajo de la publicación) o al correo admin@msg-fs.com. No te pierdas nuestros “Twits” en https://twitter.com/MSG_FS y nuestra página en face:https://www.facebook.com/SernaSistemas/